Devenue obligatoire pour tous les salariés depuis quelques années, la mise en place d’une mutuelle d’entreprise est un passage incontournable pour tout chef d’entreprise. Malgré les nombreuses contraintes imposées dans la définition de cette couverture santé complémentaire, il existe de nombreux aspects grâce auxquels l’entreprise détermine l’importance qu’elle souhaite donner à la protection sociale de ses salariés. Quelles sont les différentes obligations de l’employeur en matière de mutuelle collective et sur quels sujets bénéficie t il d’une marge de manoeuvre ? On vous explique cela en détail dans cet article.
Qu’est ce qu’une mutuelle d’entreprise ?
La mutuelle d’entreprise est une assurance santé complémentaire souscrite par une entreprise pour l’ensemble de ses salariés. Comme pour une mutuelle individuelle, le rôle de cette complémentaire santé est de compléter les remboursements de la Sécurité Sociale et de réduire le reste à charge de l’assuré quand il engage des dépenses de santé.
La mutuelle collective couvre les dépenses telles que les consultations médicales, les médicaments, les frais d’hospitalisation, les soins dentaires et optiques et les équipements optiques et auditifs. En fonction des contrats choisis et du niveau de couverture, la mutuelle couvrira plus au moins de dépenses de santé, à différents niveaux.
L’obligation de proposer une mutuelle d’entreprise à ses salariés
Depuis l’entrée en vigueur de la loi ANI le 1er Janvier 2016, la mutuelle collective est obligatoire pour les employeurs du privé et les associations à partir du moment où un salarié est embauché. Cette obligation ne dépend donc pas de la taille de l’entreprise. Elle concerne tous types d’entreprises.
L’objectif de cette obligation est de garantir une meilleure protection de la santé des salariés en rendant les soins plus accessibles financièrement.
Les cas de dispense d’adhésion à la mutuelle obligatoire
L’employeur a l’obligation de proposer une mutuelle à ses salariés. Mais les salariés n’ont pas l’obligation d’y adhérer. Il existe en effet des cas de dispenses définis par la loi :
- Le salarié bénéficie déjà d’une mutuelle santé individuelle ou collective (celle de son conjoint par exemple)
- le salarié est en CDD de moins de trois mois
- il travaille à temps partiel ou est apprenti et la cotisation représente plus de 10% de son salaire.
Le salarié dans une de ces situations doit faire sa demande de dispense d’adhésion à la mutuelle collective par écrit et la transmettre à son employeur avec le justificatif correspondant.
Le libre choix de l’assureur et du contrat
L’entreprise a le droit de choisir l’assureur avec lequel elle souhaite travailler mais aussi le contrat qu’elle souhaite souscrire. Cela lui permet de mettre en concurrence plusieurs assureurs pour être sure d’obtenir le meilleur tarif à couverture et service équivalents.
C’est là que les courtiers en mutuelle comme Social Care Consulting entrent en jeu. Ils effectuent pour les entreprises le travail de recherche du contrat le plus adapté à leurs besoins et leurs budgets, parmi toutes les offres du marché. Ils garantissent également la conformité du contrat avec les obligations de l’entreprise pour éviter qu’elle se fasse sanctionner.
Une convention collective peut recommander un organisme assureur pour la complémentaire santé mais elle ne peut pas l’imposer comme c’était encore le cas il y a quelques années.
La prise en charge obligatoire de la cotisation
L’employeur doit prendre en charge au moins 50% de la cotisation à la mutuelle obligatoire d’entreprise. Cette prise en charge appelée part patronale peut aller de 50 à 100% de la cotisation. Le salarié prend alors en charge le reste de la cotisation. Celle-ci est prélevée directement sur son bulletin de salaire.
L’obligation conventionnelle de prise en charge
La loi exige minimum 50% mais certaines conventions collectives ou accords de branche peuvent exiger une prise en charge plus importante. C’est le cas par exemple de l’immobilier (55%) ou du secteur de l’aide à domicile (58%).
L’entreprise doit impérativement respecter le minimum de prise en charge exigé par ces accords au risque de se faire sanctionner.
La liberté de l’employeur concernant la part patronale
L’employeur a le droit d’offrir à ses salariés une prise en charge de la cotisation supérieure à ses obligations légales et conventionnelles.
Cela peut faire partie d’une stratégie pour valoriser sa marque employeur, recruter de nouveaux talents et fidéliser ses employés. Cette réduction de la cotisation à la charge de l’employé est aujourd’hui un avantage concurrentiel.
L’obligation d’offrir un niveau de garanties minimum
Tout comme la part patronale, il existe différents seuils minimums de garantie pour une mutuelle collective : celui de la loi et celui de la convention collective.
Le contrat de complémentaire santé négocié doit proposer des garanties minimums définies par la loi ANI, autrement appelées panier de soins minimum. Ces garanties sont :
- le remboursement de l’intégralité du ticket modérateur à la charge des assurés sur les consultations, actes et prestations remboursables par l’assurance maladie (hors participation forfaitaire obligatoire)
- la prise en charge de la totalité du forfait journalier hospitalier
- la couverture des dépenses de frais dentaires, à hauteur de 125 % du tarif conventionnel à savoir la base de remboursement de la sécurité sociale)
- la couverture des dépenses de frais d’optique, sur la base d’un forfait, tous les deux ans ou annuel dans certains cas, avec 100 € minimum pour les corrections simples et 150 € minimum pour les corrections complexes.
Les conventions collectives peuvent elles aussi imposer des garanties minimums, supérieures bien évidemment au socle de garanties exigé par la loi. L’entreprise doit toujours respecter ces obligations imposées par la convention collective dont elle dépend sous peine de sanctions.
Certaines conventions collectives peuvent également rendre l’adhésion des ayants-droit du salarié obligatoire. C’est le cas par exemple de la convention Syntec. L’employeur prend alors en charge au moins 50% de la cotisation pour la couverture famille. Cela représente un vrai avantage financier pour les familles .
La liberté de choix des garanties de la mutuelle d’entreprise
Tant qu’il respecte les seuils minimums exigés, l’employeur décide du niveau de couverture qu’il souhaite offrir à ses employés en fonction des garanties. Selon son budget, il pourra choisir un niveau de couverture standard, élevé ou premium, offrant un remboursement plus ou moins important des différentes dépenses de santé.
La complémentaire santé de l’entreprise peut également offrir des prestations supplémentaires comme par exemple le tiers-payant, divers services d’assistance et aide à domicile en cas d’hospitalisation et des dispositifs spécifiques de prévention et d’accompagnement.
L’employeur a notamment le choix de souscrire un contrat de complémentaire santé responsable. Ces contrats garantissent une bonne couverture du salarié tout en encourageant l’assuré à limiter ses dépenses de santé. Ces contrats permettent notamment à l’entreprise de bénéficier d’avantages sociaux et fiscaux.
Sauf si sa convention collective ne l’y oblige, l’entreprise peut également décider ou non d’ouvrir sa couverture santé collective aux ayants droit de ses salariés (conjoint et enfants). Elle leur permet alors de bénéficier de tarifs avantageux par rapport à une mutuelle individuelle mais elle n’est pas tenue de prendre en charge 50% de la cotisation des ayants-droit.
L’obligation d’uniformité de la prise en charge et des garanties de la mutuelle collective entre les employés
La contribution de l’employeur à la cotisation doit être fixée à un taux ou à un montant uniforme pour l’ensemble des salariés ou pour tous ceux d’une même catégorie objective.
Ces catégories objectives doivent être définies selon :
- le statut : cadre ou non cadre
- des seuils de rémunération calculés en fonction du plafond de la Sécurité Sociale
- les classifications des conventions de branche et accords professionnels
- les niveaux de responsabilités, types de fonction, degrés d’autonomie ou l’ancienneté
- l’appartenance à un régime obligatoire ou à une catégorie de salarié prévue par la convention collective.
Il appartient à l’entreprise de prouver le caractère objectif des catégories définies quand celles ci n’ont pas été déterminées d’après le statut ou les seuils de rémunération. Il risque sinon de se faire sanctionner par l’Urssaf lors d’un contrôle.
Cette obligation d’uniformité entre tous les salariés ou entre les salariés d’une même catégorie s’applique également aux niveaux de garanties. Ces derniers peuvent en effet varier d’une catégorie à l’autre, tant qu’ils respectent les obligations de l’entreprise.
Ils existent néanmoins quelques exceptions à cette obligation d’uniformité.
L’obligation d’information des salariés concernant la mutuelle collective
Depuis la loi Evin de 1989, l’employeur a l’obligation de fournir une notice d’information à tous les bénéficiaires de la complémentaire santé collective mise en place par l’entreprise.
Cette notice d’information est rédigée par l’assureur et doit être diffusée aux salariés par l’employeur. Elle comporte les informations suivantes :
- Le tableau de garanties listant le montant de prise en charge par la mutuelle
- Les bénéficiaires et les formalités de souscription ou de résiliation
- Les spécificités des prestations et modalités de remboursement
- Les démarches à réaliser par l’assuré
- Les cotisations
- Les exclusions éventuelles
L’employeur a également l’obligation de fournir aux nouveaux salariés un bulletin d’adhésion à la complémentaire santé collective ainsi que la Décision unilatérale de l’employeur mettant en place le régime de santé. Les garanties santé prennent effet dès le premier jour d’embauche. Les remboursements seront effectués de manière rétroactive quand les démarches d’affiliation seront finalisées.
En cas de mise à jour du contrat de mutuelle, la même obligation d’information du salarié s’impose. Et ce, au minimum 3 mois avant la date d’entrée en vigueur des nouvelles modalités !
Les risques en cas de non information
La non information du salarié sur la couverture santé dont il bénéficie peut entrainer des sanctions pour l’entreprise en cas de litige . Elle doit pouvoir apporter la preuve que la notice a bien été transmise au salarié. Il est d’ailleurs recommandé de faire signer un accusé de réception aux salariés lors de la remise de la notice.
La mutuelle obligatoire d’entreprise c’est donc des devoirs mais aussi des droits. L’employeur bénéficie d’un certain pouvoir de décision sur la protection qu’il souhaite offrir à ses salariés. Il peut donc décider d’offrir la couverture minimum pour réduire les coûts ou en faire un véritable outil d’attractivité de l’entreprise en offrant une très bonne couverture à son personnel. Dans tous les cas, nous vous conseillons de faire appel à un spécialiste de la protection sociale pour choisir ou changer de mutuelle collective.
