Mettre en place un contrat de prévoyance entreprise n’est pas à prendre à la légère : respect des obligations légales et conventionnelles, respect du formalisme, choix du contrat le plus adapté aux besoins des salariés et de l’entreprise. Quelles sont les étapes de mise en place d’une prévoyance collective? Quels sont les points de vigilance ? On vous guide pour ne pas vous tromper.
Qu’est ce que la prévoyance entreprise ?
La prévoyance entreprise, autrement appelée prévoyance collective, est un contrat d’assurance prévoyance souscrit par une entreprise pour protéger ses salariés et leur famille en cas de perte de revenus liée à un accident de la vie (décès, invalidité, arrêt de travail…). Les indemnités de cette prévoyance collective viennent compléter les indemnités versées par le régime de prévoyance de base de la Sécurité Sociale, souvent très faibles. Même s’il est souscrit dans le cadre de l’entreprise, le contrat de prévoyance collective couvre les risques survenant dans le cadre professionnel mais aussi dans le cadre privé.
La prévoyance entreprise est-elle obligatoire ?
Cette prévoyance entreprise n’est pas obligatoire dans tous les cas. Cela dépendra de la convention collective de l’entreprise et de la branche professionnelle à laquelle elle est rattachée. En effet, certaines entreprises peuvent ne pas être rattachées à une convention collective et appliquent le droit du travail.
En revanche, la prévoyance collective avec une couverture Décès est obligatoire pour les cadres quoiqu’il arrive.
Comment mettre en place un contrat de prévoyance entreprise ?
La mise en place d’un contrat de prévoyance collectif se fait généralement en 4 étapes:
L’ étape préparatoire
Cette première étape consiste à vérifier les obligations légales et conventionnelles de l’entreprise et identifier les besoins et attentes des salariés.
La définition du contrat de prévoyance.
Il faut ensuite choisir le type de garanties, le niveau de couverture, identifier les bénéficiaires parmi les salariés et décider du mode de financement (répartition de la prise en charge entre les salariés et l’employeur, contribution de l’entreprise pour les cotisations des cadres…)
Le choix de l’organisme d’assurance.
Une fois les besoins clairement identifiés, on peut solliciter soi-même divers organismes (société mutualiste, institution de prévoyance, société d’assurance) pour obtenir différentes offres de contrat et les comparer. Il est également possible de faire appel à un courtier spécialisé dans la protection sociale comme Social Care Consulting pour gagner du temps et trouver le contrat le plus adapté, au meilleur prix. Le courtier saura également conseiller l’entreprise sur la définition de ses besoins et la conformité des contrats à ses obligations légales et conventionnelles.
La plateforme de souscription de contrats de prévoyance collective en ligne Lilycare est un excellent moyen de simplifier la vie des dirigeants de petites entreprises dans la mise en place de leur prévoyance entreprise. Après avoir renseigné plusieurs informations sur l’entreprise, la plateforme propose différentes offres de contrat conformes aux obligations légales et conventionnelles de l’entreprise. Ces offres proposent des niveaux de couverture et des budgets différents. Le tableau comparatif des offres permet alors de choisir facilement le contrat le plus adapté. La signature électronique permet ensuite de souscrire son contrat directement en ligne en quelques clics.
La souscription du contrat
Une fois le contrat de prévoyance collective choisi et signé, il faut rédiger l’acte juridique et remettre les documents d’information aux salariés.
Mettre en place un contrat de prévoyance collective doit respecter un certains processus. La rédaction d’un accord d’entreprise signé avec les représentants du personnel ou d’une décision unilatérale de l’employeur doit suivre un modèle établi, en précisant notamment les collèges concernés, tels que définis par l’article R.242-1-1 du code de la Sécurité Sociale.
En cas de non respect de ce formalisme, l’entreprise s’expose à un redressement coûteux en cas de contrôle URSAFF.
Quels sont les points de vigilance dans le choix d’un contrat de prévoyance collective ?
Le respect de garanties minimales imposées par la convention collective de branche ou la loi (cadres)
Les conventions collectives ou branches professionnelles recommandent souvent des organismes de prévoyance auprès desquels souscrire son contrat. Il n’est cependant pas certain que le contrat proposé par l’assureur couvre les garanties minimales imposées par la convention collective.
Il est de la responsabilité de l’employeur et de l’expert comptable de s’assurer que les garanties prévues par la convention collective sont bien couvertes, même si la branche recommande le choix de l’organisme de prévoyance.
Ces garanties minimales peuvent évoluer et être revues à la hausse. C’est pourquoi il est important de vérifier régulièrement que le contrat de prévoyance collective est conforme aux exigences de la convention collective. On vous conseille de le vérifier tous les 3 ou 4 ans. Si ces garanties minimales ne sont pas respectées , l’employeur devra payer pour l’insuffisance de son contrat d’assurance prévoyance.
Les exclusions
Les contrats de prévoyance entreprise peuvent comporter des exclusions de risque et des limites territoriales. Par exemple, un accident survenant suite à un taux d’alcoolémie trop élevé du salarié assuré dans le cadre privé peut ne pas entrainer d’indemnisation de la part de l’organisme d’assurance. Même chose dans le cas de la pratique d’un sport dangereux.
De même, l’assurance prévoyance peut ne pas fonctionner en cas de déplacement à l’étranger.
Il est important de vérifier ces exclusions inscrites dans les conditions générales du contrat pour éviter les mauvaises surprises pour les salariés.
Les exclusions sont également communiquées aux salariés dans la notice d’information obligatoirement remise par l’employeur à chaque salarié bénéficiant de cette assurance collective.
Les franchises
La franchise correspond au nombre de jours suivant un arrêt de travail durant lesquels l’assuré ne sera pas indemnisé. Plus la franchise est courte, plus vite le salarié sera indemnisé en cas d’arrêt de travail. Elle peut aller de 0 à 30 jours selon les contrats et a une forte incidence sur le montant de la cotisation.
Il existe trois types de franchises dans un contrat de prévoyance collective:
- La franchise Maladie en cas d’arrêt maladie. Elle est généralement de 7, 15 ou 30 jours. Il y a parfois des conventions collectives qui appliquent des franchises à 90 jours continues ou discontinues. Dans ce cas, rien n’empêche l’employeur de proposer un contrat prévoyance plus adapté à son activité professionnelle avec une meilleure couverture que celle négociée dans la branche professionnelle.
- La franchise Hospitalisation en cas d’arrêt lié à l’hospitalisation de l’assuré. Elle est en général de 3 à 4 jours c’est à dire que le contrat prévoit une indemnisation après 3 ou 4 jours consécutifs d’hospitalisation. Il est possible de trouver des contrats sans aucune franchise hospitalisation. L’assuré est alors indemnisé dès le 1er jour d’hospitalisation si celle ci dure plus de 24 heures.
- La franchise Accident en cas d’accident. Elle varie selon les contrats.
Il est important de trouver le bon compromis entre une franchise courte pour bien couvrir le salarié et le prix de la cotisation.
Les barèmes
Le barème d’invalidité intervient dans le cadre de la garantie Invalidité. C’est ce barème qui viendra déterminer le taux d’invalidité permettant ensuite le calcul de la rente invalidité versée à l’assuré par l’assurance jusqu’à l’âge de la retraite. Il peut avoir une très grande incidence sur l’indemnisation et est donc un point de vigilance très important. Ces barèmes varient selon les compagnies d’assurance :
- Le barème professionnel, basé sur l’incapacité à exercer sa profession correctement.
- Le barème fonctionnel, basé sur l’incapacité à effectuer les gestes du quotidien.
- Le barème croisé qui s’appuie à la fois sur l’invalidité fonctionnelle et professionnelle.
Le barème est très important car un même handicap n’aura pas la même incidence selon la profession exercée. Certains pourront continuer à exercer quasi normalement leur profession alors que d’autres seront dans l’incapacité totale d’exercer leur métier. C’est pourquoi, le barème professionnel est généralement le plus intéressant.
Pour ne pas avoir de mauvaises surprises, faites vous accompagner par un spécialiste en matière de protection sociale comme Social Care Consulting. Nos conseillers effectuent une veille réglementaire permanente pour vous alerter en cas de changement et vous aider à mettre à jour votre contrat si besoin. Nous veillons au respect de vos obligations légales et conventionnelles et sélectionnons pour vous les meilleures offres de prévoyance collective. Contactez-nous.
